6 استراتژی موثر برای کنترل توسعه طراحی سایت 6 استراتژی موثر برای کنترل توسعه طراحی سایت

6 استراتژی موثر برای کنترل توسعه طراحی سایت

طراحی سایت زمان مطالعه : ~ 10 دقیقه 16 شهریور 1399

اکثر کارشناسان بر این باورند که پروژه طراحی سایتی موفق است که در زمان مقرر , همراه با بودجه مورد نظر و با ویژگی ها و نیازهای مشتری تکمیل شود همچنین بر این باورند که بزرگترین تهدید در پروژه رشد کنترل نشده در حدود پروژه (Scope creep)است .

Scope creep و یا رشد کنترل نشده در محدوده پروژه چیست ؟

رشد کنترل نشده در محدوده پروژه

به زمانی گفته می شود که شما درگیر فعالیت های کاری می شود که قبلا در مورد آن توافق نشده است به زبان دیگر می توان گفت افزودن کارها و ویژگی های جدید به پروژه بدون اینکه از قبل وجود داشته باشد که در نتیجه سبب کاهش حاشیه سود پروژه می شود.رشد کنترل نشده در محدود پروژه ممکن است توسط مشتری و یا توسط تیم خود شما ایجاد شود برای جلوگیری از این اتفاق بهتر است روش هایی برای جلوگیری از آن تعیین کنید .همچنین می توانید با اجرای چند استراتژی اثبات شده از آن جلوگیری کنید.

چگونه یک پروژه طراحی سایت در رشد کنترل نشده پروژه (Scope creep) قرار می گیرد

رشد کنترل نشده در یک پروژه به حدی آهسته اتفاق میوفتد که شما را متعجب می کند .می تواند با یک درخواست تغییر کوچک آغاز شود اما به حدی تعدیل ایجاد می کند که حتی فکرش را هم نمی کنید که باید برای آن هزینه بپردازید.سپس با درخواستی دیگر روبرو می شوید و همنیطور درخواست ها پشت سر یکدیگر ایجاد می شوند.

قبل از اینکه متوجه شوید , تغییرات کوچک , پروژه را بسیار بزرگ و سختر از زمان شروع می کند . اما هزینه تولید و زمان تحویل تغییر نخواهد کرد. در نتیجه اسکوپ کریپ و یا رشد کنترل نشده پروژه بودجه انجام پروژه و سود را کاهش می دهد و در تخمین زمان اتمام پروژه لطمه وارد می کند . به این دلیل که شما از زمان برنامه ریزی شده اصلی بیشتر کار می کنید همچنین در نهایت شما یک یا چند مورد از نیاز ها یا اهداف تجاری پروژه را از دست می دهید .

به عنوان یک قانون کلی , رشد کنترل نشده پروژه زمانی اتفاق میفتد که :

  • عدم وضوح در نیازها و اهداف تجاری پروژه
  • تخمین اشتباه (خوشبینی بیش از حد با تاریخ اتمام غیر واقعی)
  • شروع زودهنگام طراحی و توسعه در مراحل اولیه
  • افزودن ویژگی های اضافه که توسط مشتری درخواست نشده است

جلوگیری از رشد کنترل نشده در پروژه  (Scope creep)

اجرای استراتژی های ذکر شده در زیر می تواند تا حد چشمگیری از اسکوپ اسکریپ جلوگیری کند :

1- تغییر در پروژه را اجتناب ناپذیر بدانید

در هر پروژه درخواست هایی برای تغیر وجود دارد . مشتری فراموش می کند چیزی به شما بگوید یا شما فراموش می کنید چیزی بپرسید و حتی پس از تایید مشتری ایده خوبی به ذهن شما و مشتری خطور می کند . این روند کاملا طبیعی است .بنابراین به جای اجتناب از انجام تغییرات , باید قبلو کنید این موارد در طول پروژه رخ می دهد پس باید یک فرایند برای انجام آن در نظر بگیرید که به نفع هر دو طرف باشد.

2- تغییر موقعیت به عنوان یک فرصت

اتمام یک پروژه نهایی موفقیت آمیز همیشه نتیجه مدیریت موفق سه چیز است که به عنوان محدودیت سه گانه شناخته می شود : محدوده , زمان و هزینهبرای مثال , هنگامی که پروژه در زمان تکمیل خود قرار دارد , باید از تغییرات درخواستی خودداری کرد زیرا تقریبا همیشه منجر به تغییر جدول زمانی پروژه می شود.

در عین حال , رشد کنترل نشده در محدوده پروژه و نظرات مشتری یا تیم سبب ایده های جدید می شود که به طور طبیعی نتیجه نهایی بهتری ارائه می شود .به همین دلیل , بهتر است مشتری و تیم خود را تشویق کنید تا نظرات خود را برای بهبود پروژه بیان کنند اگر نظرات تاثیر زیادی بر روی پروژه داشته باشد , بهترست پروژه را به دو فاز تبدیل کنید .فاز دوم پروژه فرصتی برای انجام یک پروژه و درآمد اضافه برای شما و یا تیم تان است .

3- روشی برای کنترل تغییرات ایجاد کنید و به آن پایبند باشید

اگرچه بیشتر شرکت ها و طراحان سایت از نوعی روش کنترل تغییر استفاده می کنند , اما اغلب به آن پایبند نیستند و درنتیجه باعث رشد کنترل نشده در محدوده پروژه می شود .برای مثال , اگر میزان تغییرات در خواستی کم باشد خیلی از طراحان بدون دریافت هزینه تغییرات را اعمال می کنند .

به دو دلیل این کار اشتباه است :

  • مشتری همیشه انتظار دارد که برای انجام تغییرات دیگر به صورت رایگان وقت بگذارید
  • همچنین با پیروی نکردن از روند تعیین شده , به اعتبار خود آسیب می زنید

4- از بودجه تغییرات استفاده کنید

بسیاری از شرکت ها تخمین دقیق پروژه را در مرحله پیشنهاد تهیه می کنند که اینکار بسیار اشتباه است و سپس یک حاشیه برای پوشش تغییرات احتمالی اضافه می کنند .ایجاد یک حاشیه نامشخص برای ایجاد تغییرات مقدار نامشخصی از بودجه , ساعات پراکنده کاری خودسرانه در طول کار ها و فعالیت های یک پروژه ایجاد و همه چیز را پوشش می دهد .مشکلی که در حاشیه نامشخص تغییرات وجود دارد این است که هیچ کس نمی داند مقدار آن کجاست و یا قرار است برای چه قسمتی استفاده شود به طور کلی قابل اندازه گیری نیست .

شما نمی توانید آنچه که قابل اندازه گیری نیست را اصلاح کنید

بودجه تغییرات یک بودجه جداگانه است که فقط برای تغییرات استفاده می شود که معمولا بین 20 تا 30 درصد از بودجه کلی تخمین زده می شود .به عنوان مثال اگر برآورد بودجه پروژه 5 میلیون تومان است در صورتی که تغییری ایجاد نشود . برای بودجه اضافی تغییرات اگر 20 درصد در نظر بگیریم 1 میلیون براورد بودجه تغییرات لحاظ می شودهنگامی که درخواست تغییر ایجاد می شود ، مشتری باید تصمیم بگیرد که آیا ارزش تغییر دارد که پول را از بودجه تغییر به بودجه پروژه منتقل کند یا خیر.با استفاده از همین مثال ، فرض کنید فقط 1 تغییر در طول پروژه رخ داده است که بالغ بر 250 هزار تومان است. هزینه نهایی این پروژه 5250 تومان است. مشتری اکنون 750 هزار تومان "پس انداز" کرده است که هنوز در بودجه تغییر باقی مانده است.

بودجه تغییرات پروژه

استفاده از بودجه تغییرات به جای حاشیه تغییرات دارای مزایای زیر است :

  • درخواستهای تغییر ناخواسته را کاهش می دهد
  • اطمینان حاصل می کند که برای تمام کارهایی که انجام می دهید حقوق دریافت می کنید
  • قابل اندازه گیری است و به شما امکان می دهد مهارت های جمع آوری نیازهای خود را ارزیابی کرده و با بررسی و تجزیه و تحلیل درخواست های تغییر تجمعی از پروژه های خود ، روند خود را بهبود ببخشید.

5- مشتری خود را آموزش دهید

بعد از ایجاد تغییرات تنها رضایت شما از تغییرت اعمال شده کافی نیست می بایست رضایت مشتری از تغییرات ایجاد شده نیز جلب شود . این کار با ایجاد برنامه مدیریتی تغییر و بررسی آن با مشتری در حین ارائه پیشنهاد بهتر انجام می شود .

وقتی که به مشتری خود آموزش می دهید , مهم است که :

باید برنامه مدیریتی خود را توصیف و روند کنترل تغییرات را در اوایل گفتگو پیشنهاد دهید این کار از قافلگیری مشتری در هنگام انجام روند پروژه جلوگیری و از خرید خود اطمینان حاصل می کند

در مورد تغییر پروژه بی رحمانه صادق باشید. نمونه هایی از چگونگی تغییر مدیریت نشده باعث شکست پروژه های دیگر را بیان کنید و تکرار کنید که چرا این اتفاق در پروژه فعلی نمی افتد.

به آرامی آموزش دهید. این تقصیر مشتری نیست که آنها نمی فهمند چگونه پروژه های توسعه وب کار می کنند. این وظیفه شماست که به آرامی آنها را بیاموزید

گزینه های دیگر را برای فعالیت های محتوا پیشنهاد دهید. یکی از بزرگترین و متداول ترین قسمت های پروژه توسعه وب ، جمع آوری محتوا است.

مشتریان اغلب با از دست دادن مهلت مقرر یا ارائه محتوای غیرقابل استفاده ، باعث کار مجدد و تأخیر پروژه می شوند. اما بسیاری از اوقات ، مشتریان حتی از وجود گزینه های دیگر مانند استفاده از نوشتن متن آگاهی ندارند.

با توضیح واضح زمان و مشکلات احتمالی مربوط به تهیه محتوا ، انتظارات مناسبی را تعیین می کنید.

در صورت بروز مشکل برای جمع آوری محتوا ، می توانید فرآیند کنترل تغییر را برای تنظیم تاریخ تحویل پروژه پیاده سازی کنید.

6- بدون استثنا از روش اعمال تغییرات خود استفاده کنید

این به معنی استفاده از روش و سیاست اعمال تغییرات خود برای هر درخواست از سوی مشتری است صرف نظر از اندازه این تغییرات و حتی عدم تاثیر بر هزینه.به عنوان مثال ، توسعه دهنده اصلی شما بیمار شده و نمی تواند به مدت دو هفته کار کند. به تعویق انداختن تاریخ تحویل پروژه تاثیری در هزینه ندارد اما یک تغییر است.

هنگام به تعویق افتادن تاریخ تحویل باید مراحل رسمی تغییر را برای پذیرفتن مشتری مستند نمود , بنابراین شما دقیقا می دانید که چرا تاریخ پایان اصلی تغییر کرده است .

عناصر یک روش کنترل تغییر خوب

کلید تکمیل مداوم پروژه ها به موقع ، در کنار بودجه در نظر گرفته شده همراه با ویژگی هایی که نیازهای مشتری را برآورده می کنند و سود برنامه ریزی شده شما را حفظ می کنند ، اجرای روش کنترل تغییر است که شامل عناصر زیر است :

  • آنچه به معنای تغییر است را مشخص کنید
  • مشخص کنید چه کسی می تواند درخواست تغییر را آغاز کند
  • تأیید کنید که همه درخواست های تغییر به صورت کتبی است
  • مشخص کنید که چه تاثیری بر پروژه ارزیابی دارد
  • از گزارش درخواست تغییر استفاده کنید
  • محل نگهداری اسناد درخواست تغییر را مشخص می کند
  • مشخص کنید چه کسی درخواست های تغییر را تأیید یا رد می کند
  • مشخص کنید که تصویب یا رد تغییر چه مدت طول می کشد
  • به طور واضح بیان کنید که اگر مشتری به درخواست تغییر پاسخ ندهد ، چه اتفاقی می افتد
  • زمان پرداخت هزینه درخواست تغییر را مشخص کنید

قهرمان طراحی وب مشتری خود باشید

شما می توانید با از بین بردن رشد کنترل نشده در محدوده پروژه ، به یک ابرقهرمان مدیریت پروژه تبدیل شوید. بدون استثنا از یک روش کنترل تغییر خوب استفاده کنید و شش استراتژی ذکر شده در بالا را اجرا کنید.

نشانه ها :

ارسال نظر
توجه داشته باشید، درج اطلاعات "ایمیل" ، "وبسایت" و "شماره تماس" اختیاری بوده و به هیچ وجه منتشر نخواهد شد. این اطلاعات صرفا جهت پاسخگویی در موارد نیاز استفاده می شوند.